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Comprar una caja registradora – ¿Cuáles son las mejores? [Comparativa]

Las cajas registradoras son uno de elementos principales de cualquier negocio.

Por mucho que la tecnología avance, siempre van a ser necesarias. Evolucionarán y se adaptarán a los nuevos métodos de compra y de pago, pero siempre serán fundamentales para llevar la contabilidad de un negocio, independientemente de su tamaño.

La primera máquina registradora se creó en Estados Unidos hace casi 150 años, concretamente en 1879. Su origen se debe a que un empresario de Ohio estaba cansado de que sus empleados le robasen y quería llevar una mejor contabilidad de su negocio.

Desde ese momento, las cajas registradoras han cambiado y evolucionado mucho, dando lugar a los TPVs o Teminales de Puntos de Venta. Pero independientemente de su forma o características se han convertido en el eje de todo pequeño y mediano negocio.

A continuación veremos cómo funcionan y todo lo que debes saber para comprar la mejor caja registradora para tu negocio.

Si hay algún término que no entiendes, no te preocupes porque a continuación veremos que significa cada uno de ellos. 😉

¿Por qué comprar una caja registradora? 

Disponer de una buena máquina registradora en tu negocio es algo que te simplificará mucho la vida.

Los temas legales y de contabilidad suelen ser uno de los puntos que más preocupan a cualquier emprendedor o empresario. Una caja registradora puede simplificar el proceso o hacerlo aún más tedioso.

Además disponer de un caja registradora hará que tu negocio parezca más profesional. Y sino, dime, ¿qué impresión te genera un negocio que guarda el dinero en una caja con candado en el que si pides un recibo te rellenan un par de datos ilegibles en un trozo de papel sin desglosar el importe?

 

Funciones de una caja registradora

En función de la caja registradora que escojamos las funciones que podremos disfrutar serán distintas. A continuación veremos las funciones más comunes a todas ellas.

Llevar la contabilidad y registrar la actividad de tu negocio

Te permite reunir toda la información en un sólo aparato. Gracias a ello, te podrás olvidar de esas listas indescifrables en distintos cuadernos. Además ahorrarás mucho tiempo en el proceso.

Realizar tickets con los datos de tu negocio

Te permite configurar el encabezado del ticket con los datos fiscales de tu negocio. Además algunas cajas registradoras te permiten incluir otra información relevante como descuentos o promociones.

Crear facturas simplificadas

Algunas cajas te dan la posibilidad de crear facturas simplificadas que cumplen con la legislación española. Lo que te va a simplificar mucho la labor de contabilidad de tu negocio.

Llevar el inventario

Las cajas más profesionales te permitirán disponer de un diario electrónico que te facilitará el control del inventario.

Realizar correctamente el pago

Te permiten realizar y gestionar el cobro en distintos métodos de pago. Las más básicas sólo te permiten 3: efectivo, tarjeta y cheque. Las más avanzadas te permitirán además realizar el cobro mediante cargos.

Almacenar el dinero de tu empresa

Aunque se esté popularizando el pago con tarjeta y otros métodos de pago, mucha gente sigue prefiriendo el pago en metálico. Ya que le permite ver el dinero que entra y sale de su bolsillo.

Poder almacenar el efectivo de tu negocio sin tener que recurrir a otros sistemas de almacenamiento como cajones portamonedas independientes es un factor a tener muy en cuenta.

Diferencias entre una caja registradora y un TPV

Un TPV es un terminal de punto de venta. Se podría decir que es una como una versión novedosa de una caja registradora. Se considera un TPV a las máquinas portátiles para el cobro con tarjeta y a las pantallas táctiles de sobremesa.

La función de los TPVs son más o menos las mismas que las de las cajas registradores, sólo que incluyen funcionalidades que estas últimas no tienen. Esto no quiere decir que las cajas sean peores o que hayan quedado desfasadas. Ni mucho menos, ya que en función del tipo de negocio que tengas serán más aconsejables unas u otras.

Veamos en la tabla las principales diferencias entre ambas:

Caja registradora

  • Almacenamiento para efectivo.
  • Algunas permiten llevar un inventario.
  • Registrar PLUs o productos.
  • Hasta 1.000 productos
  • Para pequeños o medianos negocios.

TPV

  • No tienen mucho almacenamiento para efectivo.
  • Estadísticas más completas
  • Visualización de los productos en la pantalla
  • Para mayor cantidad de productos.
  • Para medianos o grandes negocios. 

Cómo usar una caja registradora

Sé que muy probablemente no has usado una caja registradora anteriormente. Si además eres de los que sólo pensar en tecnología te pones nervioso, todo esto hace una combinación explosiva.

Pero no te preocupes, es mucho más fácil de lo que te imaginas. Antes de que te decidas a comprar una caja registradora quiero quitarte todos los miedos.

Mira este vídeo. Verás como se trata de ir a paso a paso siguiendo tutoriales como este. Así incluso hasta podrás configurar la máquina y usarla perfectamente.

Guía de compra de una caja registradora

Terminología en una caja registradora

A continuación vamos a ver la terminología más frecuente a la que te enfrentarás si quieres comprar una caja registradora.

PLU

PLU significa literalmente Price Look-up. Son los códigos con los que se identifican los productos. Así será más fácil y rápido identificar el artículo del que se trata y su precio correspondiente.

Papel térmico

Es un papel especial que usan muchas cajas registradoras. Es un papel con un recubrimiento especial que permite la impresión sin tinta.

Se denomina térmico ya que funciona aplicando calor. Esto ayuda a que las imágenes y tipografía a estamparse de forma clara.

Puedes comprobar si un papel es térmico o no rascándolo con una uña. Si es térmico, la marca de la rascadura se quedará en negro.

Factura simplificada

Son un tipo de facturas que se emiten generalmente cuando el importe no supera los 400€ (incluyendo IVA). Son aceptadas por la Agencia Tributaria Española. Deben incluir datos sobre esa transacción como:

  • Número de factura
  • Fecha de emisión
  • NIF e identificación del emisor
  • Descripción del producto o servicio
  • Tipo de IVA, mencionando si está incluido o no.
  • Importe total a pagar.

Nota: Esta información no debe ser tomada como asesoramiento fiscal. En caso de duda consulte con su asesor fiscal, su contable o directamente con la Agencia Tributaria.

Código de departamento

Son las categorías que puedes programar para agrupar productos similares.

Teclado alfanumérico

Es un teclado compuesto de letras y números. Estos pueden ser los teclados de ordenador o los de los móviles antiguos.

El teclado de la mayoría de las cajas registradoras es del segundo tipo. Como se trata de máquinas muy compactas incluyen números pero presionando una tecla puedes escribir como si se tratase de un teléfono móvil. Relacionando cada número con varias letras.

Pantalla LCD y pantalla VFD

LCD significa Liquid Crystal Display, es decir, pantalla de cristal líquido. Es una pantalla fina y plana que contiene píxeles en color ubicados delante de una fuente de luz.

En cambio VFD significa Vacuum Fluorescent Display o pantallas fluorescente de vacío. Es una pantalla más profunda que varios filamentos (cátodos), varios ánodos recubiertos de fósforo y una rejilla. Los ánodos y las rejillas se polarizan positivamente. El cátodo emite electrones que alcanzan un ánodo, que se ilumina. Los filamentos se suelen alimentar con corriente alterna, para evitar que la pantalla VFD brille más por un extremo que por otro.

Factores que debes tener en cuenta para comprar una caja registradora

Número de dependientes que van a usar la caja

Las máquinas más básicas te permiten hasta 8 códigos de usuario. Esto permite que cada empleado use su propia cuenta y se pueda llevar un registro de lo que factura cada uno.

Metodo de pago más utilizado

Debes fijarte sobretodo en la cantidad de efectivo que maneja tú negocio.

Si se utiliza mucho el pago en metálico y se maneja mucho efectivo será recomendable comprar una caja registradora con un cajón grande. Sino tendrás que recurrir a cajones portamonedas independientes o ir constantemente al banco a ingresar efectivo.

Cantidad de productos disponible 

Casi todas las cajas registradoras te permiten memorizar productos, pero las más baratas no te dejen incluir el nombre. Por eso debes fijarte bien en la cantidad de productos que ofrece tu negocio antes de decantarte por un modelo u otro.

De todas formas no te preocupes por que suelen permitir un mínimo de 400 productos. Esto se indica con el nombre de PLUs programables.

Debes tener en cuenta también el número de departamentos, ya que te indica la cantidad de categorías de productos que podrás registrar.

Fuente de alimentación 

La mayoría de las cajas funcionan con electricidad aunque algunas tienen una batería que funciona con pilas para evitar que la memoria no pierda todos los datos en caso de que la máquina se desconecte de la corriente.

Factura simplificada 

La gran mayoría te permiten incluir todos los datos fiscales de tu negocio en los tickets. En cambio, no todas te permiten realizar facturas simplificadas acorde a la normativa española

Velocidad de impresión

La  velocidad de impresión varía mucho de unas cajas registradoras a otras. Las más baratas lo hacen en torno a 3,5 líneas por segundo y las más profesionales entorno a 10 l/seg.

Si en tu negocio se forman colas bastante largas es un factor a tener en cuenta.

Análisis de las mejores cajas registradoras del mercado

La caja registradora más vendida: Casio SE-G1 SB

Este modelo de Casio es la caja registradora más barata del mercado y además una de las más vendidas del mercado.

Permite operar a 8 usuarios y registrar hasta 999 PLU. Aunque el nombre de los productos no aparecerá reflejado en el ticket. Tiene 24 departamentos, repartidos en 8 teclas, permitiendo programar 3 departamentos con cada una.

La impresión se realiza por transferencia térmica por lo que no tendrás que estar pendiente de cambiar la tinta. Eso sí, debes tenerlo en cuenta al comprar el papel ya que debe ser térmico sino no imprimirá el recibo. El papel que utiliza es de 57mm de ancho. No permite la opción de no imprimir recibo. La impresión es algo lenta (3,5 líneas por segundo).

Tiene 2 pantallas LCD de 8 dígitos (una para clientes y otra para empleados). Su cajón portamonedas es de poca capacidad, pudiendo almacenar sólamente 3 tipos de billetes y 5 de monedas. Si necesitas más almacenamiento puedes contemplar la opción de utilizar un cajón portamonedas independiente.

Con teclado alfanumérico antimicrobiano que permite cálculos aritméticos y de porcentaje.

 

El método de configuración puede resultar algo lioso, para ello lo mejor es consultar los vídeos de Youtube. Se puede configurar en distintos idiomas incluido el español. Permite configurar 4 tipos de IVA diferentes. Tiene una batería de repuesto que funciona con pilas para que en caso de apagón la memoria no se vea afectada. Así no se perderán los datos configurados ya que la caja debe estar enchufada a la corriente.

Puedes configurar la parte superior del ticket, lo que te permite incluir los datos fiscales de tu negocio. Pese a ello, no produce factura simplificada para presentar. Permite 5 líneas de 24 caracteres cada una.

Tiene un sistema de encendido y de control a través de llave.

Permite 3 métodos de pago; efectivo, con tarjeta o con cheque.

Las medidas de esta caja registradora son 32,6cm de ancho, 34,5cm de profundidad y 16,7cm de alto. Está disponible en varios colores: negro, rojo, rosa, azul y blanco.

Todo esto le convierte en una buena opción para pequeños negocios.

 

Lo mejor

  • Tiene una batería de repuesto.
  • Programa hasta 999 PLUs.
  • Precio económico.
  • Tiene todas las funciones necesarias.
  • Ligera y compacta.
  • Es una impresora silenciosa.
  • Buena opción para pequeños negocios.

Lo peor

  • No realiza factura simplificada válida para presentar.
  • No se puede desactivar la impresión del ticket.
  • Manual de instrucciones confuso aunque se puede configurar bien gracias a los vídeos de Youtube.
  • No se ilumina la pantalla.
  • Impresión lenta (3,5 líneas/seg)
  • Cajón portamonedas pequeño. 

La caja registradora más económica: Casio SE-G1MB

Este modelo de Casio es un modelo superior al SE-G1 SB.  

Las prestaciones son las mismas del modelo anterior, pero dispone de un cajón mucho más amplio. Por lo que si tu negocio maneja bastante efectivo no necesitarás un cajón independiente. Tiene 4 compartimentos para billetes y 8 para monedas.

Sus dimensiones son 47cm de ancho, 50cm de profundidad y 26cm de alto.

Lo mejor

  • Tiene una batería de repuesto.
  • Programa hasta 999 PLUs.
  • Precio económico.
  • Tiene todas las funciones necesarias.
  • Ligera y compacta.
  • Es una impresora silenciosa.
  • Buena opción para pequeños negocios con gran flujo de caja

Lo peor

  • No realiza factura simplificada válida para presentar.
  • No se puede desactivar la impresión del ticket.
  • Manual de instrucciones confuso aunque se puede configurar bien gracias a los vídeos de Youtube.
  • No se ilumina la pantalla.
  • Impresión lenta (3,5 líneas/seg)

La caja registradora de mejor calidad-precio: Olivetti Ecr 7190

Es el modelo básico de las cajas registradoras de la marca Olivetti. Se trata de la máquina registradora con mejor relación calidad-precio del mercado.

Permite operar a 8 usuarios y te permite registrar hasta 500 PLU (artículos). Además permite configurar el nombre de los productos. Tiene 14 departamentos.

La impresión es térmica. El papel que utiliza es de 57mm de ancho. Se puede configurar para que no imprima recibo.

Tiene pantallas VFD de 10 dígitos. Su cajón portamonedas es algo pequeño, tiene 3 compartimentos para billetes y 8 para monedas.

Con teclado alfanumérico y su funcionalidad es muy sencilla.

El método de configuración es bastante sencillo, sobretodo si lo realizas a través de vídeos de Youtube, ya que manual es algo lioso. Se puede configurar en distintos idiomas incluido el español. Permite configurar 4 tipos de IVA diferentes. Tiene una batería de repuesto que funciona con pilas pero la caja debe estar enchufada a la corriente.

 

Puedes configurar la parte superior del ticket, lo que te permite incluir los datos fiscales de tu negocio. Además produce factura simplificada para presentar y por tanto cumple con todos los requisitos de la legislación española. Imprime de forma bastante rápida, a una velocidad de 8 líneas por segundo.

Tiene un diario electrónico de 3.000 líneas.

Permite 4 métodos de pago; con efectivo, tarjeta, cheque o cargo.

Las medidas de esta caja registradora son 34x26x23cm. Pesa 5,1kg.

Es la opción perfecta para pequeños negocios.

 

Lo mejor

  • Tiene una batería de repuesto.
  • Tiene hasta 500 PLUs y se puede registrar el nombre de los productos
  • Precio económico.
  • Tiene todas las funciones necesarias.
  • Impresión de ticket rápida (8 líneas/seg)
  • Se puede desactivar la impresión de recibo.
  • Ideal para pequeños negocios.

Lo peor

  • Manual de instrucciones confuso aunque se puede configurar bien gracias a los vídeos de Youtube.
  • No se ilumina la pantalla.

La caja registradora mejor valorada: Olivetti Ecr 6800

Esta caja registradora es la mejor valorada por los usuarios. Si bien es un poco más cara que las anteriores sus prestaciones son excelentes. 

Permite operar a 8 usuarios y te permite registrar hasta 400 PLU (artículos). El sistema de registro de los productos es fácil y rápido. Además permite configurar el nombre de los productos. Tiene 40 departamentos

La impresión es térmica. El papel que utiliza es de 57mm de ancho. Se puede configurar para que no imprima recibo para ahorrar papel. El ticket es de fácil lectura y permite incluir hasta 10 líneas de mensajes promocionales.

Tiene 2 pantallas VFD de 10 dígitos. La del cliente se puede orientar y ajustar. La del empleado tiene alta luminosidad para una fácil lectura en cualquier condición de luminosidad. Su cajón portamonedas es algo pequeño, tiene 3 compartimentos para billetes y 8 para monedas. 

Con teclado alfanumérico y su funcionalidad es muy sencilla. Las distintas funciones se diferencian con botones de distinto color para una fácil y rápida localización.

El método de configuración es sencillo si lo realizas a través de vídeos de Youtube. Se puede configurar en distintos idiomas incluido el español. Permite configurar 4 tipos de IVA diferentes. Tiene una batería de repuesto que funciona con pilas pero la caja debe estar enchufada a la corriente.

Puedes configurar la parte superior del ticket, lo que te permite incluir los datos fiscales de tu negocio. Además produce factura simplificada para presentar y por tanto cumple con todos los requisitos de la legislación española. Imprime de forma silenciosa y muy rápida, a una velocidad de 10 líneas por segundo.

Tiene un diario electrónico de 3.000 líneas. Esto permite un obtener una copia de todas las transacciones realizadas. Tiene una alta autonomía de almacenamiento de las transacciones.

Permite 4 métodos de pago; con efectivo, tarjeta, cheque o cargo.

Las medidas de esta caja registradora son 32.8cm de ancho, 42,5cm de profundidad y 28,4cm de alto. Pesa 6,1kg. A pesar de ser una máquina compacta es una máquina más robusta que las anteriores.

Es una máquina registradora de gama alta perfecta para negocios medianos. Es una registradora de gran calidad y muy completa con un precio muy competitivo.

 

Lo mejor

  • Se puede registrar el nombre de los productos.
  • Tiene 40 departamentos.
  • Impresión de ticket muy rápida (10 líneas/seg)
  • Se puede desactivar la impresión de recibo.
  • Tamaño compacto.
  • Se ilumina la pantalla.
  • Es una caja registradora muy completa y su precio es bastante competitivo.
  • Impresión de ticket rápida (10 líneas/seg)
  • Pantalla orientable 180 grados para el consumidor.
  • Ideal para negocios medianos

Lo peor

  • Tiene sólo 400 PLUs.
  • El manual de instrucciones es algo complejo y viene en CD, pero se puede configurar bien gracias a los vídeos de Youtube.
  • Cajón algo pequeño para un negocio medio.

Accesorios para cajas registradoras y TPVs

Cajón portamonedas

Si tu caja registradora tiene un cajón pequeño y tu negocio tiene mucho flujo de caja, este es el complemento que necesitas.

Por tanto te recomiendo echarle un ojo a este cajón portamonedas. Es el más vendido y tiene 8 compartimentos para monedas y 4 para billetes. 

Detector de billetes falsos

¿Sabes distinguir un billete verdadero de uno que no lo es?

¿Eres de los que cuando recibes un billete de 50€ lo pone a contraluz como si fuera a descubrir un secreto oculto?

No pasa nada. La gran mayoría de la población tampoco sabe distinguirlo, por eso este aparato va a ser tu ángel de la guarda.

Sé que puede parecer otro gasto más, pero piensa…¿cuánto dinero puedes perder si tu negocio mueve mucho efectivo y no sabes detectar los billetes falsos?

Ahora, ¿es un gasto o una inversión?

Puedes echarle un ojo a este detector de billetes falsos que además te contará los billetes. Es el  modelo más vendido y tiene un precio bastante económico.

Contador de monedas

Si tu negocio mueve bastante efectivo y eres de los que se pone nervioso contando las monedas delante del cliente este aparato te facilitará mucho el trabajo.

Sé que no es plato de buen gusto ponerte a comprobar que te han pagado la cantidad justa cuando te dan muchas monedas, pero es algo que debes hacer, ¿no?

Sírvete de este contador de monedas y te ahorrarás ese mal trago.

Lector de tarjetas

Si en tu empresa se paga bastante con tarjeta te interesará tener un lector de tarjetas. Así se realizará el pago de forma mucho más rápida y sin complicaciones.

Este lector de tarjeta es el más vendido del mercado y te permite realizar cobros a través de contactless o introducciendo la tarjeta en el lector.

Escaner para TPV

Un escaner es el complemento perfecto a un TPV. Te permitirá identificar de forma rápida los productos gracias a su lector de código de barras.

Si te interesa te recomiendo echarle un ojo al escaner mejor valorado del mercado.

Etiquetadora de precios

El complemento perfecto para un pequeño negocio. Esta etiquetadora te permitirá marcar los precios de los productos y simplificar de manera notable el trabajo en caja.

Si crees que este accesorio puede ser útil para tu negocio te recomiendo echarle un ojo a la etiquetadora de precios más vendida.

Papel térmico

Si compras una caja registradora para tu negocio vas a necesitar bobinas de papel térmico. Como hemos visto, la gran mayoría de estas máquinas no funcionan con tinta. Sino que requieren un papel especial en el que los caracteres queden marcados cuando se le aplica calor.

Para ello puedes echarle un ojo a esta sección para encontrar el papel térmico que mejor se adecue a tu caja registradora.

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